Werkt BVP van facilitaire diensten in de praktijk? Ja, mits het goed gebeurt, is Best Value Procurement (of prestatie-inkoop) zeker toepasbaar op facilitaire diensten en zeker op schoonmaak. Deze conclusie kan gerust getrokken worden na de Facto-middag in Breukelen.
Meer dan 100 geïnteresseerden uit het facilitaire werkveld waren naar Hotel Van der Valk gekomen voor 1 lezing en drie workshops. De inleidende lezing werd verzorgd door Jeroen van de Rijt, senior-consultant bij Scenter en medeauteur van het boek prestatie-inkoop. Van de Rijt schetste in een uur de contouren van de filosofie achter prestatie-inkoop. ‘In de praktijk zijn we in de relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers vooral bezig met managen, reguleren en controleren. Dat heeft een ongezonde dynamiek opgeleverd. Als je op basis van prestatie-inkoop samenwerkt, zijn de woorden observeren, luisteren en afstemmen veel belangrijker.’
Minimumeisen
Het gevaar van werken met minimumeisen is dat de opdrachtgever vooral te maken krijgt met aanbiedingen die daar net boven zitten. ‘Maar dat wil je toch niet? Het is toch veel interessanter dat een leverancier in staat wordt gesteld te laten zien wat hij voor een bepaald plafondbedrag kan doen’, sprak Van de Rijt. Van de Rijt besprak voorts enkele misvattingen over BVP. Een zo’n misvatting is dat BVP een inkooptruc is. ‘BVP gaat om veel meer dan alleen inkoop. De methodiek bestaat uit vier hoofdfasen waarbij vooral de uitvoering in fase 3 en 4 van belang is.’
In twee rondes werden vervolgens drie workshops gegeven.
Schoonmaak
Is BVP toe te passen op schoonmaak? Jazeker, constateerden Tanja Teeuwen (inkoopconsultant bij Rabobank), Bas Haagen (directeur marketing en sales) en Onno Smit (operationeel manager, beiden van EW Facility Services) tijdens de workshop over prestatie-inkoop van schoonmaak. Zij voerden bij een hercontractering van de schoonmaakdienstverlening een pilot uit. “Valkuil is om toch weer te ver de details in te gaan.” BVP is veel loslaten, constateerden de partijen dan ook. Zij werden flink ondervraagd door de deelnemers aan het middagcongres.
Smit: “In plaats van zeggen wat je moet doen voor welk geld, gaat deze methode ervan uit dat wij aangeven wat we kunnen doen voor een vastgesteld budget. Dat is een totaal omgekeerde wereld. Maar ook erg logisch. Wij kennen uit de drie jaar ervaring de panden, weten wat gebruikers belangrijk vinden en hebben expertise op het vlak van hygiëne en schoonmaak.” Zo kwam bijvoorbeeld een differentiatie per kantoorpand van de Rabobank op tafel. “Het ene pand wordt anders schoongemaakt dan het ander, waardoor we tijd en dus geld besparen.” Teeuwen: “Daar draait het dus om… We moeten de expert zijn werk laten doen en de verantwoordelijkheid daar leggen waar deze hoort, bij de schoonmaakpartij. Ik vond de oplossing van differentiatie dan ook erg creatief gevonden.”
Repro en mfp’s
Antoinette Bos, inkoopmanager bij Hanzehogeschool Groningen, deelde haar ervaringen met BVP als methodiek voor het inkopen van centrale repro en decentrale mfp’s. ‘Er was altijd gedonder rondom de mfp’s. Er waren drie partijen bij betrokken die vooral naar elkaar keken bij problemen. Het was daarnaast een arbeidsintensief proces, onder meer vanwege het bijvullen van het papier. En er was van sprake van het afschuiven van verantwoordelijkheden’. De Hanze ging aan de hand van een BVP-procedure de markt op met een duidelijke vraag: de hogeschool wilde optimale beschikbaarheid van de voorzieningen, aanpasbaarheid van de apparatuur afhankelijk van de actuele behoeftes en een optimaal betaal- en verrekensysteem.
De aanbieding van de bestaande leverancier Canon (met een klanttevredenheid van minimaal een 7 en een helder risico- en kansendossier) werd uiteindelijk uitgekozen. Werken volgens de BVP-procedure is echt heel anders, zei Bos. ‘Als je traditioneel aanbesteedt ben je vooral bezig met het opstellen van specificaties, maar met BVP ben je vooral bezig met het opstellen van doelstellingen. Dat is een wezenlijk verschil.’ Maar als je toch dezelfde leverancier houdt, wat heeft het je dan opgeleverd, vroeg een toehoorder. Bos was duidelijk: ‘Ik heb nu een proactieve leverancier, heb minder risico’s, ben veel minder tijd kwijt qua management en de kosten zijn ook gedaald.’
Technisch onderhoud
In de workshop van Willem van den Brink van gemeente Amsterdam stond BVP van technisch onderhoud centraal. De gemeente heeft namelijk voor het onderhoud van 3500 ramen en deuren op het Stadhuis/Muziektheater aan een leverancier uitbesteed na een BVP-procedure. ‘Voorheen kochten we eigenlijk onze eigen ellende in, en waren we vooral bezig met controleren, en niet met een beter product neer te zetten. Daar wilden we vanaf.’ De gemeente startte een pilot met BVP met als doelstelling ‘drie jaar lang geen gezeur over ramen en deuren.’ Na een aantal stappen was het resultaat daar: de gemeente heeft voor een bedrag binnen het beschikbaar budget een ‘all in’-servicecontract afgesloten met een lokale mkb-ondernemer, met aandacht voor social return. ‘We hebben het beste wat de markt te bieden heeft’, sprak Van den Brink. Het resultaat mag er zeker zijn: er worden 250 tot 400 minder uren ingezet vanuit de eigen organisatie, het aantal leveranciers is sterk gereduceerd, het aantal facturen is met 90% gedaald, het aantal storingen met 20% en de responsetijden zijn ook gedaald.