Udo Blauw, facility manager bij reisorganisatie Thomas Cook, koos bewust voor koffie met hoge kwaliteit en voor veel variatie: “De klant staat op één; ook de interne klant.” De reisorganisatie in Hoofddorp heeft een open cultuur en streeft naar een huiselijke sfeer. De koffiecorners, met de nieuwste Nescafé koffiemachines van Nestlé, zijn dan ook uitgerust met statafels en een bankstel. “De koffiecorners zijn bij ons belangrijke ontmoetingsplekken.”

Koffiekwaliteit beïnvloedt tevredenheid

Blauw voelt zich als facility manager verantwoordelijk voor goede voorzieningen voor klanten én medewerkers. “Uit tevredenheidsonderzoeken blijkt elk jaar hoe belangrijk medewerkers koffie vinden. Als medewerkers de cappuccino niet lekker vinden, en zij nemen vervolgens koffie van het station mee, dan beïnvloedt dat hun tevredenheid. Terwijl tevreden medewerkers graag naar kantoor komen en productiever zijn. Koffie is daarom een van de weinige dingen waar we niet op bezuinigen.”

En de nieuwe koffiemachines bieden deze kwaliteit. Blauw: “Gelukkig stemde onze koffieleverancier in met het aanpassen van het contract dat nog tot 2018 liep. We sloten direct een nieuw contract af om de nieuwste koffiemachines met bonen in gebruik te kunnen nemen. Tegelijkertijd zouden we daarmee geld besparen, de oude koffiemachines waren duurder. Nestlé is hier heel flexibel in geweest. Wij zijn nu een voorbeeldlocatie voor hun klanten.”

Koffievariatie en voorraad

Behalve bonen- en instantkoffie, cappuccino en natuurlijk thee, biedt de machine: espresso, latte macchiatto, café au lait, wiener melange en hot chocolate. “We willen graag keuze bieden”, zegt Blauw. “De standaard koffie en cappuccino zijn de koplopers. De afname van de rest van de soorten drank wisselt per moment van de dag.” De voorraad van de koffie beheert Thomas Cook zelf: “Dat is de taak van onze facilitair medewerker. Hij loopt ook elke dag de machines na, vult ze bij en maakt ze schoon.”

Inzicht in koffiegebruik

Blauw krijgt elke zes weken bezoek van een Nestlé-medewerker, een vast contactpersoon. Deze gaat na of de machines en het koffieaanbod nog aansluiten bij de vraag. Zo niet, dan past hij dat aan. Blauw krijgt van hem inzicht in het koffiegebruik, waardoor hij snel kan inspelen op veranderingen.
Ook houdt de leverancier Blauw op de hoogte van nieuwe producten, zoals melksoorten en nieuwe smaken. “Toen wij voor de cappuccino tijdelijk overstapten van bonenkoffie naar instantkoffie, liep het cappuccinogebruik terug. Toen zijn we direct weer bonen gaan gebruiken.”

Koffie verbindt

Op het hoofdkantoor van Thomas Cook werken 240 mensen verdeeld over drie verdiepingen van elk 1200 vierkante meter. Elke verdieping heeft een koffiecorner met daarin twee koffiemachines, statafels en een bankstel. “Wij werken met flexplekken, dus de koffiecorners zijn belangrijke ontmoetingsplekken. Collega’s komen er elkaar tegen en spreken af voor informeel overleg. Het is een centrale plek op elke verdieping. Deze sociale rol van de koffiecorners blijkt ook uit de bijeenkomsten die er zijn bij belangrijke gebeurtenissen. Een pensioen, verjaardag of afscheid. De koffiemachines vormen echt een verbindende factor.”

Ook voor dagschoonmakers

Blauw vertelt dat Tomas Cook heeft gekozen voor dagschoonmaak. Dat betekent dat er ’s ochtends een team werkt en één schoonmaakmedewerker is de hele dag aanwezig. Ook in het contact tussen schoonmaakmedewerkers en de medewerkers van de reisorganisatie speelt de koffiecorner een centrale rol. Interne en externe medewerkers komen er elkaar tegen en bouwen een band op. Ze waarderen elkaar meer.

Andere koffiemachine voor callcenter

Het einde van een vergadering zorgt soms even voor extra drukte. Medewerkers die daar last van hebben, zoeken een stilteplek op of doen de deur dicht. Dit levert geen problemen op. Uitzondering op de regel is het callcenter, vertelt Blauw. “Mensen zijn daar aan het bellen en werken tijdgebonden. Een koffiecorner zou te veel afleiden. Bovendien werken zij ook in de weekenden. Gelukkig had Nescafé ook hiervoor een passende koffiemachine beschikbaar.”

Over Thomas Cook

Thomas Cook is een van de grootste reisorganisaties van Nederland. Sinds 2011 richt het zich alleen nog op touroperatingactiviteiten voor Neckermann en Vrij Uit. De organisatie koopt vakantiebestemmingen in en stelt reizen samen. Ook is er via het callcenter en de e-commerce-afdeling contact met reisbureaus.

Blauw: “Er is in de loop der jaren veel veranderd, ook voor mij als facility manager. Zo was ik zo’n 7 jaar geleden nog verantwoordelijk voor 3 miljoen poststukken per jaar. Tegenwoordig versturen we alle reisbescheiden digitaal. Maar wat in mijn vak niet verandert is de behoefte van medewerkers aan goede koffie. Een voorziening die hoort bij de zorg voor hen. Koffie bepaalt voor een groot deel of medewerkers met een goed gevoel naar hun werk gaan.”