TU Delft zette een aanbesteding voor de schoonmaak neer met oog voor het menselijke aspect. “Wij zien schoonmakers als ons visitekaartje.”

De TU Delft is veel meer dan een universiteit. Het is een volledig dorp, waar dagelijks zo’n 25.000 mensen rondlopen, studeren, werken, eten, sporten en feestjes vieren. En al die studenten, medewerkers, onderzoekers, bezoekers en leveranciers zorgen voor een behoorlijke berg afval. “Hoeveel schoonmakers er nodig zijn om de boel netjes te houden? Om en nabij de 115”, vertelt Sabeth van Wijnbergen, procesmanager services bij de TU Delft.

Sabeth van Wijnbergen, procesmanager services bij de TU Delft.

Na een traject van anderhalf jaar heeft de TU Delft ervoor gekozen om de schoonmaakwerkzaamheden vanaf oktober uit te laten voeren door één leverancier in plaats van de huidige vier. “De keuze is gevallen op Gom, zij gaan alle schoonmaakactiviteiten op onze campus verzorgen.” Aan de uiteindelijke beslissing ging een lang traject vooraf, legt Van Wijnbergen uit. “We zijn al in januari 2015 begonnen met het onderzoeken van alle mogelijkheden. Twee vragen speelden daarbij een belangrijke rol: 1, willen we inbesteden of uitbesteden? En 2, kiezen we voor één of meerdere leveranciers?”

Aanbesteding schoonmaak: flexibiliteit is een must

Vooral het beantwoorden van de eerste vraag nam behoorlijk wat tijd én onderzoek in beslag. “Het schoonmaakwerk op de campus is heel dynamisch en verschilt behoorlijk van werken in een kantooromgeving. We hebben in totaal 62 gebouwen, met collegezalen, laboratoria, eetplekken, kantoren, sportfaciliteiten. Het is een zeer diverse omgeving, die hoge eisen stelt aan schoonmakers op gebied van flexibiliteit.”

Zo moeten de cleanrooms bijvoorbeeld voor 06.00 uur ’s ochtends schoon zijn, waarbij uiteraard maar een beperkt aantal stofdeeltjes in de lucht mag zitten. Op sommige locaties gaat het schoonmaakwerk vrijwel de hele dag door, op andere locaties beginnen de medewerkers pas om 16.00 uur. “Het kiezen voor eigen schoonmakers had niet onze voorkeur. Kies je voor een externe leverancier, die voor veel meer klanten actief is, dan is de kans veel groter dat je medewerkers krijgt die passen bij deze specifieke omgeving en bij de belasting die het werken op onze locaties met zich meebrengt.”

Van vier naar één

Het antwoord op de tweede vraag – worden het één of meerdere leveranciers? – werd redelijk snel gevonden. “Op dit moment, onder het oude contract, zijn er nog vier schoonmaakbedrijven werkzaam. Daar is destijds bewust voor gekozen. De vier percelen sloten aan bij de manier waarop we de FM-organisaties hadden ingericht. Winst door kleinschaligheid, was de achterliggende gedachte. Maar de tijd heeft ons ingehaald”, vindt Van Wijnbergen. “We ontdekten dat er ook nadelen aan meerdere leveranciers kleven. Hoewel alle schoonmakers voor ons gevoel onder de vlag van de TU werken, krijgen ze niet allemaal dezelfde behandeling, de arbeidsvoorwaarden zijn niet overal exact gelijk. Dat kunnen verschillende zaken zijn. Denk aan het wel of niet vergoeden van fysiotherapie vanuit de werkgever. We willen graag dat al onze schoonmakers gelijk zijn.”

Schoonmaker is visitekaartje

(Foto: Jeanine Schrijver)

Het menselijk aspect heeft een belangrijke rol gespeeld bij de aanbesteding. “De schoonmakers zijn voor ons van groot belang, wij zien ze als ons visitekaartje. Als we niet goed met de schoonmaakmedewerkers omgaan – als ze onvoldoende tijd krijgen om hun werk goed te kunnen doen – dan zal dat gevolgen hebben voor de technische kwaliteit van het werk. En het heeft zonder meer invloed op het ziekteverzuim. Zit je eenmaal in een negatieve spiraal, dan stapelt het ene probleem zich op het andere. Dat willen we echt voorkomen.”

Tijdens het aanbestedingstraject werd de TU Delft bijgestaan door Wim Dingelstad van advies- en managementbureau Central Services Geldermalsen. “Halverwege vorig jaar hebben we een selectie gemaakt uit de adviesbureaus. CSG heeft ons goed geholpen bij het zoeken naar de juiste vorm en het uitbrengen van een onderbouwd advies. Ze hebben veel vakkennis in huis over dit thema, ook als het gaat om hogescholen en universiteiten. Het is hun core business. Waar moet je allemaal rekening mee houden? Hebben jullie daar en daar al aan gedacht? Aan hun expertise hebben we veel gehad. Ze hebben ons bovendien geholpen bij het schrijven van de stukken voor de aanbesteding.”

Gom kwam als beste uit de bus

De aanbesteding werd opgeknipt in twee delen. “Bij het eerste deel ging het om de kwaliteit, de wensen daarvoor hadden we geformuleerd. Daarop konden de bedrijven reageren. De beste drie partijen met de hoogste score gingen door naar de volgende fase.” Vervolgens waren er nog driehonderd punten te vergeven, vertelt Van Wijnbergen. “Daarvan hebben we er honderd op prijs gegeven, tweehonderd voor het risicodossier.” De schoonmaakbedrijven moesten daarbij onderbouwen hoe de prijs tot stand is gekomen. “Welke risico’s ze zien – ook met inzet tot de personele inzet. Hoe ze die berekenen, calculeren en verwerken in de werklast. Het kan niet zo zijn dat als er een calamiteit is, of er een andere onverwachte situatie optreedt, dat dit dan werklastverhogend werkt. Dat is in het risico meegenomen. Dat had Gom erg goed gedaan.”

Wat ook een rol speelde in de uiteindelijke beslissing was de manier waarop Gom met medewerkers omspringt. “Ze zijn – net als wij – volop bezig met persoonlijke ontwikkeling van hun mensen. Kan een schoonmaker op gegeven moment doorgroeien, naar service host, voorman of voorvrouw of objectleider? Die ontwikkelpotentie hebben wij hier op de campus ook hoog in het vaandel staan. Wat dat betreft vullen we elkaar ook prima aan.”

KPI’s

(Foto: Jeanine Schrijver)

In de aanbesteding is opgenomen welke KPI’s er zijn op het gebied van hoe schoon de locaties moeten zijn. “KPI’s over onder andere dagelijks periodiek werk, medewerkerstevredenheid, klanttevredenheid en glasbewassing. En we hebben aangegeven hoe we dat gaan meten. Dat doen we door controleurs in te schakelen en door vragenlijsten voor te leggen aan medewerkers en klanten. Die vragen stemmen we af met Gom, zodat ze weten wat we belangrijk vinden en waar we op toetsen. Samen moeten we immers tot een optimaal resultaat komen.”

Hoe zorg je ervoor dat je het overzicht houdt over zo’n groot complex, met zoveel verschillende gebouwen? “Wij proberen vooral te luisteren naar de schoonmakers zelf. In aanloop naar de aanbesteding hebben we een board samengesteld waarbij de schoonmaakmedewerkers betrokken waren. Sommige plekken moeten dagelijks worden schoongemaakt, andere niet. De medewerker die op de werkvloer actief is, kan heel goed inschatten hoeveel tijd er nodig is. We geloven heel erg in het afstemmen van het werk met de schoonmaakmedewerkers zelf. Waar loop je tegenaan? Welke problemen zijn er en hoe lossen we die op?” Regelmatig organiseert Van Wijnbergen bijeenkomsten waarin alle schoonmakers op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken. “Dat hebben we onlangs in samenwerking met Gom gedaan. Uiteraard zijn er vragen. Hoe ziet de toekomst eruit als Gom het werk overneemt? Worden contracten overgenomen?”

Overnameverplichting

Of alle medewerkers op de TU Delft blijven werken, is nog niet duidelijk. “Gom heeft uiteraard een overnameverplichting, volgens de cao. De groep die aan de eisen voldoet, krijgt een aanbod. Het is natuurlijk mooi als de schoonmakers hun werkplek behouden. Wij zien ze als onze medewerkers. Zij kennen het gebouw als geen ander en weten precies wat er moet gebeuren. En daar plukken wij uiteraard de vruchten van.”

Meer weten over aanbesteden? Ga dan naar onderstaand dossierartikel:
– Schoonmaak aanbesteden: alles wat u moet weten