Periodieke werkzaamheden zomervakantie: lastig?
Elke vakantie is de schoonmaakbranche druk in de weer met periodieke werkzaamheden in deze gebouwen; vloeren in de was zetten, uitvoeren van de glasbewassing en overige periodieke werkzaamheden. Na elke vakantie is er altijd weer een moment van "oh ja, dat is ook zo…." Maar ook: "ja maar, dat wisten wij helemaal niet….." De zomervakantie is namelijk ook dé vakantie waarin opdrachtgevers onderhoudswerkzaamheden laten uitvoeren aan diverse gebouwen, zonder hierbij altijd goed na te denken over de consequenties voor andere partijen die in het gebouw aanwezig dienen te zijn. Als opdrachtgever is het verstandig om alle bouw- en verbouwingswerkzaamheden goed te bespreken met uw aanspreekpunt bij het schoonmaakbedrijf. Worden plafonds vervangen, kozijnen geschilderd, toiletten opnieuw betegeld of het meubilair vervangen? Of wellicht wordt een nieuwe vloer aangelegd? Het zijn allemaal redenen om dit goed met uw schoonmaakbedrijf te bespreken en dan vooral goed af te stemmen wat de verwachtingen van beide partijen zijn.
Planning
Het is in alle gevallen erg belangrijk om een planning te maken, waarna er een duidelijke afspraak gemaakt wordt wanneer het schoonmaakbedrijf de afgesproken periodieken wel kan komen uitvoeren. Maak daarbij gelijk een afspraak om alle periodieke werkzaamheden gezamenlijk te controleren en bespreek een eventuele naloopronde. Daarmee voorkomt u grote ergernissen voor alle betrokkenen. Voor de schoonmaakbranche is het van groot belang tijdig te communiceren over de komende vakantieperiodes (in dit geval de zomervakantie) en dit kan tegenwoordig uiteraard op allerlei digitale manieren. Vergeet hierbij echter ook niet de rol van de objectleidster. Zij dient dit tevens tijdig te bespreken tijdens haar maandelijkse, periodieke overleg. Klinkt logisch, maar in de praktijk gaat dit toch nog vaak mis. Communiceer goed welke werkzaamheden er uitgevoerd worden en wat er verwacht wordt van de opdrachtgever? Het object moet opgeruimd opgeleverd worden. Dat betekent alle losse spullen van de grond, vensterbanken en kasten aan de bovenzijde leeg, posters samen met het plakband verwijderen van de ramen en deuren. Zo kan het schoonmaakbedrijf een object grondig reinigen en treft de opdrachtgever na de zomerbeurt een schoon gebouw aan met een mooie, gepoetste vloer.
Zomertips
Zomertips voor schoonmaakbranche: maak een duidelijke periodieke jaarplanning voor alle betrokkenen en houd je hier ook aan. Communiceer (via e-mail of objectleidster) twee maanden van tevoren over wat er te verwachten staat bij de diverse objecten. Als er geen bijzonderheden zijn, breng dan alle locatieverantwoordelijken tijdig op de hoogte middels e-mail. Check aan het einde van de één na laatste week van de vakantie of alle periodieken uitgevoerd zijn. En: laat je niet verrassen. Is er iets niet uitgevoerd om wat voor reden dan ook, communiceer hier dan over. E-mail in de laatste vakantieweek alle locaties en jullie contactpersoon met de stand van zaken tot dan toe. Is alles uitgevoerd, dan is het prima. Zo niet, communiceer dan gelijk weer wanneer hetgeen wél wordt uitgevoerd. In de eerste week na de vakantie is het verstandig om nogmaals een e-mail te sturen met de vraag of er nog opmerkingen zijn over de uitgevoerde werkzaamheden. Krijgt het bedrijf geen reactie, dan is dat prima. Maar komt er wel reactie, dan kan het issue gelijk opgepakt en opgelost worden.
Kortom: zijn periodieke werkzaamheden in de zomervakantie lastig? Nee, mits er maar goed wordt gecommuniceerd!
Mathieu Lanting is algemeen directeur van Alpha Adviesbureau