Moet een werkgever ook een kopie van het paspoort van een uitzendkracht bewaren? Werkgeversorganisatie OSB geeft antwoord.
Een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer zijn of haar identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument, zegt OSB. “Na deze controle is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document in zijn administratie op te nemen en te bewaren.”
De Belastingdienst adviseerde voorheen aan aannemers en inleners om ook een kopie van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer (uitzendkracht) in de administratie te bewaren in verband met de toepassing van de zogeheten keten- en inlenersaansprakelijkheid. OSB: “Voor deze toepassing is het kopiëren van het identiteitsdocument echter niet noodzakelijk. U kunt de identiteit van de ingeleende werknemer ook zonder kopie aantonen. Hierover heeft de Belastingdienst informatie online gezet. Hierin staat hoe u de identiteit van deze groep werknemers kan aantonen.”
Uitzondering buitenlandse werknemers
“Alleen wanneer de wet dat voorschrijft, mag u als inlener een kopie van het identiteitsdocument maken en bewaren”, aldus OSB. Dat is bijvoorbeeld het geval als de ingeleende werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft en ook niet afkomstig is uit de Europese Unie, de Europese Economische ruimte of Zwitserland. “Heeft de ingeleende werknemer de Nederlandse nationaliteit of komt deze uit de EU, EER of Zwitserland? Dan mag u geen kopie van het identiteitsdocument maken en bewaren in uw administratie.” www.osb.nl