Quality circles, verbeterteams, kwaliteitsgroepen en bedrijfskringen zijn allemaal variaties op één en hetzelfde thema. Inschakeling van de werkvloer bij de verbetering van de kwaliteit. Door het instellen van dergelijke teams kan men de bottom-up participatie in kwaliteitszorg kanaliseren en effectueren. Hieronder vindt u enkele belangrijke criteria voor het werken met kwaliteitsteams.
Commitment van het management
Ook hier geldt dat ondanks het feit dat deze teams zich vooral richten op de werkers op de vloer (een wat denigrerende term, maar het geeft aan dat er gewerkt wordt met beide benen op de grond) een betrokkenheid van management noodzakelijk is. Dit komt vooral naar voren in het bekend zijn met de activiteiten van het team en het tonen van begrip en belangstelling voor de behandelde onderwerpen.
Heldere opdrachten
Het bij elkaar zetten van een aantal mensen met de opdracht te werken aan kwaliteit is weinig zinvol. De inhoud en aard van het werkterrein moet zo duidelijk mogelijk omschreven worden. Zorg er hierbij voor dat de opdracht goed is afgebakend. Een opdracht moet ook niet te groot en te moeilijk zijn. De kans van slagen zal bij beperktere opdrachten veel groter worden. Dat is voor het team, maar ook voor het bedrijf zelf van belang. In de praktijk zal men de opdracht vaak diverse keren moeten herhalen. Bij de start is de groep veelal onzeker en onwennig. Direct na de start moet daarom teruggekoppeld worden naar de opdracht.
Duidelijke spelregels
Wat mag een groep wel en wat niet? Moet er vergaderd worden onder werktijd, zijn er bepaalde hulpmiddelen en ondersteunende maatregelen? Er zijn bedrijven waar uitgebreide handleidingen en spelregels op papier staan. Alhoewel wij pleiten voor spelregels, wil dat niet zeggen dat wij pleiten voor reglementen. Een korte instructie en mogelijk een korte training geven aan wat van de groep wordt verwacht en hoe men het project kan aanpakken. Bovendien blijkt dat 'al doende leert men' veel effectiever is dan van te voren de deelnemers overladen met instructies en informaties. Instructies informeren niet. Een goede begeleider zal instrueren op het moment dat dit vereist wordt.
Commitment deelnemers
Als er geen interesse en commitment bij de deelnemers is, zal een groep maar een kleine kans van slagen hebben. Wel leert de ervaring dat tijdens het proces de deelnemers meer gemotiveerd raken, en zodoende ook meer commitment ontwikkelen. Ook hier verricht de begeleider weer een belangrijke rol naast het feit dat werken aan kwaliteit een positieve uitstraling heeft. Als er echter nul interesse is, kan men beter eerst met een andere groep aan de slag gaan.
Betrokkenheid komt ook beter tot zijn recht als de deelnemers zich betrokken voelen bij het onderwerp, en hoe kan dat beter dan bij het eigen werk. Kies het onderwerp voor de groep 'zo dicht mogelijk bij huis', zodat de groepsleden duidelijk invloed hebben op de uitkomst, en de voordelen van de voorstellen zelf kunnen ervaren en beoordelen.
Vaardigheid deelnemers
Hiervoor is al gesteld dat een korte instructie en training vooraf wenselijk is. Deze zal vooral het belang van kwaliteit en de rol van de groep moeten benadrukken. Op grond van opgedane ervaringen blijkt dat het leren van de noodzakelijke vaardigheden beter tijdens het proces kan gebeuren dan daarvoor.
vaardigheden waarover men moet beschikken zijn:
- luisteren naar elkaar;
- communicatieve vaardigheden voor onderling overleg en rapportage;
- eenvoudige statistische hulpmiddelen zoals Pareto en Ishikawa;
- creativiteit voor probleemanalyse en -oplossing; de vraag is of creativiteit te leren is; zeker is dat de aanwezige creativiteit door kwaliteitsverbeterteams beter tot zijn recht komt;
- kwantificeren van informatie en oplossingen; vermoedens en vage oplossingen kan iedereen bedenken, het kwantificeren van uitkomsten is veel lastiger.
Goede begeleiding
Dit is een essentiële voorwaarde. Zeker voor teams die de eerste keer een dergelijk proces mee maken. De begeleider zal vooral op het proces en de onderlinge relaties en samenwerking moeten letten. Sturen naar resultaten is zeker toegestaan en in sommige gevallen zelfs noodzakelijk. Sturen naar een specifiek, van te voren bepaald resultaat mag alleen in bijzondere gevallen. Ook dient de begeleider ervoor te zorgen dat persoonlijke belangen en persoonlijke tegenstellingen buiten de groep blijven.