Wat zijn strategische inschrijvingen? (Wanneer) zijn ze toegestaan? Kunnen ze voorkomen worden? En hoe? Zeker in de facilitaire dienstverlening lijken dergelijke vragen meer dan ooit actueel, niet in de laatste plaats door het verschijnen van de code Verantwoordelijk Marktgedrag Schoonmaak- en Glazenwassersbranche.
Enkele praktische lessen…
Aandachtspunten voor aanbestedende diensten
Een aanbestedende dienst die geen ‘strategische' inschrijvingen wenst te ontvangen, doet er goed aan dit uitdrukkelijk in de aanbestedingsdocumenten aan te geven. Sommige aanbestedende diensten beperken zich tot een opmerking in het bestek: Strategisch inschrijven is niet toegestaan. Dat lijkt ons onvoldoende. Het verdient aanbeveling dat de aanbestedende dienst dit nader specificeert en dat hij daarbij ook aangeeft wat hij daaronder verstaat en hoe hij een en ander beoordeelt. Een aanbestedende dienst kan bijvoorbeeld voorschrijven dat alle op te geven prijzen, zowel de totaalprijs als de prijzen voor afzonderlijke onderdelen, realistisch en marktconform moeten zijn.
Ook zou een aanbestedende dienst inschrijvers niet in de verleiding moeten brengen om strategisch in te schrijven. Nog al te vaak kennen aanbestedende diensten punten toe op basis van ‘rapportcijfers' die inschrijvers zichzelf mogen geven, bijvoorbeeld voor de te realiseren klanttevredenheid of levertijden. Een inschrijver is gauw geneigd een irreëel snelle levertijd te noemen, of een onrealistisch hoge klanttevredenheid, zeker als er geen of een zeer beperkte sanctie staat op het niet realiseren daarvan.
Aandachtspunten voor inschrijvers
Een inschrijver die van plan is ‘slim' in te schrijven, doet er goed aan zich ervan te vergewissen dat de aanbestedingsdocumenten de voorgenomen inschrijfwijze niet verbieden. Bij twijfel kan hij aan de aanbestedende dienst vragen stellen. Aldus verkleint hij het risico dat zijn inschrijving als ongeldig terzijde wordt gelegd. Daarbij loopt hij natuurlijk wel het risico dat hij inzage geeft in de eigen strategie, zodat andere inschrijvers deze kunnen kopiëren.
Meer weten? Lees het volledige artikel Strategisch inschrijven en de code in Service Management nummer 1/2, januari/februari 2012.