Veel tijd gaat vandaag de dag op aan het lezen, beantwoorden, deleten, forwarden en archiveren van e-mail. Krijg grip op uw inbox met deze zeven tips.
Tip 1. Schakel nieuwe e-mail-notificaties uit
Nieuwe e-mailmeldingen werken negatief op de productiviteit. Zet ze één keer uit en geniet van een betere concentratie en prestatie.
Tip 2. Beperk het lezen van nieuwe e-mails tot een paar keer per dag
Door uw inbox niet meer dan een paar keer per dag leeg te werken zult u zich beter kunnen concentreren op uw taken.
Tip 3. Gebruik een goede zoekstrategie
Effectief zoeken zal in heel veel gevallen tijd besparen, en ook frustratie verminderen. Wat kunt u doen?
- Selecteer de map waarin u denkt dat de e-mail zit.
- Vaak weet u aan wie of van wie de mail is, sorteer dan op naam door op het Van- of Aan-veld te klikken.
- Sorteer van laag naar hoog (een driehokje met punt omhoog).
- Typ nu (vlot) de eerste twee of drie letters van de naam in; u springt automatisch naar de eerstvolgende naam met die combinatie.
- Weet u de naam sowieso niet of werkt stap 3 niet, dan kunt naar de normale zoekfunctie overgaan.
- Als dat niet werkt, kunt u rechts in de zoekbalk klikken op opties en dan geavanceerd zoeken (Ctrl-Shift-F).
Tip 4. Leer uzelf tien veelgebruikte sneltoetsen aan
Met sneltoetsen kunt u ontzettend veel tijd besparen, zeker bij handelingen die u elke dag vaak doet.
- Spatiebalk – Pagina verder (bij lezen van mail)
- Ctrl-Shift V – Verplaats e-mail
- Ctrl 1 en Ctrl 2 – Mail en Agenda
- Ctrl-N/R/F – New/Reply/Forward
- Ctrl-Enter – Versturen
- Alt-Tab – Wissel van programma
- Windows key-D – Toon desktop
Tip 5. Vermeld helder het onderwerp
Mails met goede onderwerpen in de subjectregel worden beter gelezen en sneller behandeld. Besteed daar dus aandacht aan. Hoe concreter hoe beter! Een goede regel is: pas als 80 procent van de boodschap uit het onderwerp kan worden gehaald, mag de mail eruit.
Tip 6. Gebruik actiemappen voor mails waar u nog wat mee moet doen
Actiemappen bevatten e-mails waar nog wat mee moet gebeuren. Direct, vandaag, morgen, later, misschien ooit of waar anderen mee bezig zijn maar waar u wel een oogje op wilt houden. Allemaal mails die u nog niet kunt archiveren. Mogelijke actiemappen:
- Doen Deze Week (voor alle mails die u binnen een week wilt behandelen)
- Later/Misschien (voor alle mails die later kunnen maar die u niet wilt vergeten)
- Wachten Op (voor alle mails waar anderen mee bezig zijn maar waarbij u een oogje in het zeil wilt houden.
Tip 7. Gebruik maar één bewaarmap
Misschien de belangrijkste tijdwinner van alle tips. Mail bewaren in allerlei mapjes kost veel tijd en is met de hoeveelheid mails die we vandaag de dag krijgen eigenlijk niet bij te benen. Zet alles in één map ‘Bewaren'. Met een goede zoekstrategie zijn de mails zo terug te vinden.
Bron: medischondernemen.nl