Je kent het wel: je zit in een vergadering en de helft van de aanwezigen is bezig met sms'jes, WhatsAppjes of e-mail. Kan dat eigenlijk wel? Zeven regels voor smartphones:
1. Vergadering? Zet je telefoon op stil of uit en stop hem in je zak of tas. Je voicemail functioneert prima als telefonist en die e-mail wacht wel.
2. Gebruik je je telefoon of iPad om aantekeningen te maken? Meld het voorafgaand aan de bijeenkomst, om vervelende blikken te voorkomen.
3. Telefoon of tablet van de zaak? Beveilig hem altijd met een pincode, zodat bij verlies of diefstal geen gevoelige bedrijfsinfo op straat komt te liggen.
4. Lunch of een-op-een afspraak? Wederom: zet je mobiel op stil of uit. Het is onbeschoft continu een gesprek te onderbreken of een mail of sms te lezen. Om jezelf niet onnodig te kwellen, leg je het ding dus ook niet op tafel.
5. Heb je sms, mail- of chatverkeer met een zakelijk contact? Hou het dan ook zakelijk. Vermijd jargon of chatafkortingen als ‘BRB’ (be right back), ‘AFK’ (away from keyboard) en ‘LOL’ (laughing out loud). Dat jij een doorgewinterd internetter bent, wil niet zeggen dat je communicatiepartner dat ook is.
6. Moeilijke boodschap? Blijf weg bij sms en chats als WhatsApp. Een gecompliceerde boodschap vereist tenminste een telefoongesprek en bij voorkeur zelfs een afspraak. Een e-mail kan eventueel ook, maar je persoonlijke stemgeluid kan een nare mededeling iets verzachten.
7. Zit je in een vergadering en gaat je telefoon? Nóóit opnemen en fluisteren ‘ik zit in gesprek, ik bel je zo terug’. Daar is niemand bij gebaat; je medevergaderaars niet en de beller ook niet. Wegdrukken en de voicemail het werk laten doen.
Bron: NBC Congrescentrum